Fax Programme senden Faxe papierlos direkt vom PC

Faxe werden insbesondere von Unternehmen intensiv genutzt, da der Faxversand im Vergleich zum Brief viel schneller geht. Jedoch wird das Fax zunehmend von der E-Mail in der Firmenkorrespondenz verdrängt. Selbst Rechnungen und Angebote werden heutzutage per E-Mail und angehängter PDF-Datei verschickt.

Einige Geschäftsfälle machen es jedoch aus rechtlichen Gründen erforderlich, schriftlich zu kommunizieren und E-Mails sind dabei ausgeschlossen. Um für diese Sonderfälle nicht extra ein Faxgerät anschaffen zu müssen, können Web-Faxdienste in Anspruch genommen werden. Diese verbinden Fax und E-Mail unter Nutzung des Internets, ohne dass die Anschaffung weiterer Endgeräte nötig ist.

Fax Programme stellen eine weitere Möglichkeit dar. Um diese nutzen zu können, wird ein Modem benötigt und eine DSL- oder ISDN-Leitung. Die Fax-Software wird lokal auf dem PC installiert und nutzt dann die bereits vorhandene Hardware. Fax Programme können auf den Datenbestand einer Adressverwaltung zugreifen. Das hat den Vorteil, dass Empfängerdaten nicht erneut eingegeben werden müssen. Die Funktion der Fax Programme ist über die Druckereinstellungen erreichbar. Dort wird dann der Fax-Drucker angezeigt. Soll ein Fax direkt vom PC versendet werden, so übernimmt man die Faxnummer der Gegenseite und trägt seine eigene Kennung ein. Falls dies erwünscht ist, kann ein Deckblatt ausgefüllt werden, welches von der Faxsoftware bereitgestellt wird. Als nächstes ist das zu versendende Dokument anzufügen. Zum Schluss wird alles per Druckbefehl an den Faxdrucker übermittelt.

Besonders interessant ist der Einsatz von Fax-Software, wenn Serienfaxe versendet werden sollen. Man kann die Serienbrieffunktion von Word so nutzen, dass ein Adressbestand verwendet wird, der automatisch die Empfängeradressdaten sowie die Anrede des Anschreibens erzeugt. Dann lässt man die Serienbrieffunktion durchlaufen und die Word-Dokumente erzeugen. Als Ausgabemedium wird das Faxgerät gewählt. Jetzt startet der Vorgang automatisch, arbeitet ein Dokument nach dem anderen ab und versendet es als Fax. Wichtig ist darauf zu achten, dass für jeden Kontakt in der Serienbriefdatei auch eine Faxnummer hinterlegt ist.